高效整理email收件箱的方法

最近几期的Macworld和PCW杂志都介绍了些整理email，提高个人工作效率的方法，结合自己经验分享一下。对于商务人士，保持一个尽然有序的email收件箱是非常重要的。

整理收件箱的第一步是必须养成良好的习惯，最重要的email邮箱应该保持一天至少查收2次，每次都要即使处理所有的邮件（怎么处理见后文）。这个习惯至关重要，否则过不了几天，你就会发现收件箱里有几十封未读邮件了。

现在几乎每个主流的在线邮箱系统和单独的脱机邮件系统（如outlook等）都允许用户自己创建文件夹。但是很多时候我们感觉到使用自己创建的文件夹很不顺手，为什么呢？因为分类很困难，而且事情一多了，分类也多，看上去就烦，不容易定位自己的邮件。我在申请学校的时候就给每个学校的来信都建立了一个单独的文件夹存放，看上去排列很整齐，但是其实每个学校的来信就两三封，弄出10多个文件夹来实在是没有必要。而且现在的邮件系统都有强大的搜索功能，如果要找某个学校的邮件，直接搜索就行了。

那么这个建立文件夹的功能就成了花瓶了？恰恰相反，这是一个极其重要的功能，只是需要用更简洁的分类方式。Macworld的编辑推荐建立filed，later，还有action这三个文件夹，就可以彻底搞定所有的邮件。

Filed指已经处理完了的邮件。如上所说，收到邮件后最好马上处理，能够回复的就马上回复，回复过后或者不需要回复的，马上备份或者删除。对于比较重要的邮件，备份的最好方式就是拖到filed文件夹里，以后要找他，就在filed文件夹里搜索即可。

Later文件夹存放那些不是很重要的文件，比如我经常收到纽约时报和华盛顿邮报的news alert，通常我会扫一眼，或者干脆懒得打开，直接把他们拖到later文件夹里，如果有时间，再慢慢来处理。另外，later文件夹里的邮件，如果超过1个月，就可以直接删除了，因为没有什么重要信息，所以可以放心大胆的做，节约邮箱宝贵的空间。

Action邮箱是针对那些重要的，但又不能及时处理的邮件。比如收到一个邀请函，但是不能马上决定，可以把这个邮件拖到action里面。这个文件夹相当于一个to-do-list，每天都要查看，并尽量保持里面的邮件最少；同时，任何一个邮件最好不要在这个文件夹停留超过10天。处理完的action邮件就可以拖到filed文件夹里了。

我个人除了上面三个，还设置了一个VIP文件夹，专门用于存放部分非常关键的邮件。比如我在网上预定了机票，对方给了个打印电子客票的链接，这个邮件如果放在filed里面不是很放心，万一误删了怎么办？而且找起来也不是很方便。拖到VIP文件夹里，一目了然，再好不过。

上面说的都是文件夹，使用gmail的朋友们会问，我怎么没有看到“创建文件夹”这个选项。那是因为gmail提供了一个比文件夹更强大的功能，标签。每个邮件只能放到一个文件夹里，但是却可以贴上很多个标签。这就是标签的概念，也是我为什么坚持认为gmail是目前最好最强大的在线邮箱的原因。注意gmail可以给每个标签上不同的颜色，这样放在收件箱里非常显眼，比如我给later定的是白色，filed是绿色，action是橙色，VIP是红色。gmail还有一个“存档”按钮，可以替代删除这个操作，因为gmail的空间很大，完全可以存下大量的邮件，这也是其优势之一。